PROCURARE - Raumbuchung

Verfügbarkeit prüfen

Ob ein freier Raum verfügbar ist, kann direkt online überprüft werden.

Erhalten Sie entweder eine Übersicht aller zu einer spezifischen Zeit verfügbaren Räume, oder lassen Sie sich gezielt für einzelne Räume die Verfügbarkeit anzeigen. 

Alles übersichtlich und klar dargestellt.

Direkte Buchung online

Lassen Sie die Nutzer direkt online auf Ihrer Website alle verfügbaren Räume buchen. Keine aufwändigen Telefonate oder Prozesse mit Excel-Tabellen oder Papierlisten. 

Der Buchungsprozess ist so effizient, zuverlässig und für alle Seiten komfortabel. Vermeiden Sie Doppelbuchungen und unnötigen Leerstand bei Sitzungsräumen.

Buchung von Zusatzleistungen

Wird für eine Besprechung Catering benötigt, so lässt sich dieses direkt bei der Raumbuchung mitbestellen. 

Auch notwendige Technik wie Beamer, Laptops, Mikrofone o.ä. lässt sich einfach während des Buchungsprozesses mitbuchen.

Die Anfragen werden dann vollautomatisch an die betreffende Abteilung oder den Dienstleister zur Bearbeitung weitergeleitet.

Dauerbelegungen und regelmäßige Buchungen

Mit PROCURARE lassen sich auch regelmäßige Buchungen, bspw. für die wöchentliche Abteilungsbesprechung oder auch Dauerbelegungen für Seminare etc., bequem buchen.

Buchung für Dritte

Bei Bedarf kann die Buchung auch ausschließlich von ausgewählten Personen durchgeführt werden. Je nach Organisation kann so das Sekretariat oder die Rezeption die Buchungen zentral verwalten.

Freigabeprozess

Der integrierte Freigabeprozess gibt Ihnen die Möglichkeit, die Buchung für einzelne Räume erst nach der Freigabe durch einen Administrator zu bestätigen. So kann das Buchungs- und Belegungsmanagement weiterhin zentral durchgeführt werden, die aufwändige Bearbeitung von Anfragen entfällt jedoch.

Sperrzeiten

Für die regelmäßige Reinigung der Räume oder Wartungsarbeiten können Sperrzeiten definiert werden. Zu diesen Zeiten stehen dann die Räume nicht für eine Buchung zur Verfügung.

Keine Terminkonflikte

Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an. Alle Buchungen werden in Echtzeit durchgeführt, so dass es nicht zu Doppelbuchungen oder Terminüberschneidungen kommen kann. 

Vermeiden Sie zeitaufwändige telefonische Rückfragen, Fehlplanungen und peinliche Missverständnisse.

Integrierter Abrechnungsprozess

Für die Nutzung von Räumen können Kosten entstehen, die direkt der buchenden Einheit in Rechnung gestellt werden kann. Der Abrechnungsprozess ist direkt in PROCURARE implementiert.

Einfache Pflege

Die Administration, also das Anlegen und Pflegen der verfügbaren Räume, kann durch den Administrator jederzeit selbständig vorgenommen werden. 

Alle Änderungen werden in Echtzeit durchgeführt und sind sofort sichtbar. Für die komplexen administrativen Tätigkeiten erhalten die Administratoren eine Schulung. 

Aber keine Sorge, es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. 

Bei Bedarf bieten wir auch unseren Full-Service an, bei dem wir die komplette Administration für Sie dauerhaft übernehmen.